Adjoint administratif et aux opérations
Sous l’autorité de la direction générale, l’adjoint administratif et aux opérations joue un rôle clé dans le soutien à l’équipe afin d’offrir un service à la clientèle de qualité et d’assurer une gestion efficace des dossiers clients.
La personne contribue également à la mise en œuvre du plan de commercialisation de Finandicap, notamment pour faire connaître le régime enregistré d’épargne-invalidité (REEI).
Elle favorise un environnement de travail collaboratif et un service professionnel auprès des clients et du public.
Principales responsabilités
1. Service à la clientèle et accueil
- Recevoir les appels et les diriger aux bonnes ressources;
- Répondre aux demandes (téléphone et courriel) selon ses compétences;
2. Gestion administrative
- Recevoir, ouvrir et distribuer le courrier;
- Préparer les envois postaux et les communications;
- Mettre à jour les bases de données et saisir diverses informations;
- Effectuer la facturation clients;
- Gérer les fournisseurs;
- Vérifier les retours de courrier et mettre à jour les coordonnées;
- Transmettre les documents demandés aux clients;
- Effectuer toute autre tâche administrative connexe.
3. Gestion des dossiers clients
- Saisir, classer et organiser les documents (numériques et papier);
- Assurer le suivi des dossiers clients;
- Traiter les changements administratifs non financiers;
- Assurer le suivi :
- des subventions;
- des transactions financières.
4. Soutien aux opérations et à l’équipe
- Planifier les rendez-vous clients;
- Appuyer les coordonnateurs dans la gestion de leur agenda;
- Offrir du soutien administratif aux différentes équipes :
- appels;
- saisie de données;
- préparation d’envois.
5. Soutien au développement et aux communications
- Contribuer à la logistique des activités et événements;
- Faire la saisie des données sur les réseaux sociaux et le site web (WordPress, un atout).
Exigences du poste
- Excellentes compétences en communication et capacité à convaincre (notamment au téléphone);
- Rigueur, souci du détail et excellent suivi;
- Sens de l’organisation et esprit méthodique;
- Entregent et esprit d’équipe;
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler sous pression;
- Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit);
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office;
- Connaissance de WordPress et aptitudes techniques (atout).